El problema inicial
En marzo de 2023, una distribuidora de insumos agrícolas con sede en Palmira nos contactó. Tenían 82 empleados, facturación anual cercana a los 14.000 millones de pesos y un problema que no podían resolver internamente: cada pedido tardaba entre 4 y 7 días en procesarse desde la solicitud del cliente hasta el despacho.
El gerente general lo describió así: "Sabemos que estamos perdiendo clientes, pero no sabemos dónde se atasca todo." Habían intentado contratar más personal en bodega. No funcionó. Habían comprado un software de inventarios. Tampoco.
El cuello de botella no estaba donde ellos creían. Estaba en la validación crediticia manual que hacía el departamento financiero antes de liberar cada orden. Un proceso que involucraba tres personas, dos sistemas desconectados y una hoja de cálculo compartida que se corrompía cada dos semanas.
Lo que hicimos en las primeras seis semanas
No llegamos con una presentación de PowerPoint de 60 diapositivas. Llegamos con dos consultores que se sentaron al lado de las personas que procesaban pedidos durante cinco días completos. Observaron. Preguntaron. Midieron tiempos con cronómetro.
El diagnóstico reveló que el 63% del tiempo de procesamiento se consumía en esperas: esperar aprobación, esperar que alguien respondiera un correo, esperar que el sistema cargara datos de cartera. La tarea productiva real tomaba menos de 40 minutos por pedido.
Diseñamos un flujo simplificado con tres cambios concretos: automatización de la consulta de cartera mediante integración directa con su ERP, eliminación de un nivel de aprobación redundante, y creación de reglas automáticas para clientes con historial limpio de más de 12 meses.
Resultados a los cuatro meses
El tiempo promedio de procesamiento bajó a 1.2 días. La distribuidora recuperó tres clientes que se habían ido a la competencia. El equipo financiero, en lugar de reducirse, reasignó a una persona a análisis de rentabilidad por ruta, algo que nunca habían tenido tiempo de hacer.
El costo de nuestra intervención se recuperó en el segundo mes de operación con el nuevo flujo.
